Antegrad Krankenhausmanagement

Projektbericht
Optimierung der Ablauforganisation und Steuerung der Abteilung Finanzen einer Universitätsklinik

Kunde und Auftrag

Die Antegrad GmbH wurde beauftragt, die Finanzabteilung einer deutschen Universitätsklinik zu optimieren und die Restrukturierung umzusetzen.
Das Universitätsklinikum unterhält mehrere Standorte, die in die Problemlösung mit einbezogen werden mussten und zählt zu den international größten Universitätskliniken.

Problemstellung

Da die Finanzabteilung unseres Kunden eine über Jahre organisatorisch gewachsene Struktur aufzeigte, verliefen viele Arbeitsprozesse über unübersichtliche und überflüssige Prozessschleifen, die durch das stetige Wachstum und durch Fusionen entstanden sind.

Unübersichtliche Strukturen und fehlende Verantwortlichkeiten trugen ebenfalls zu ineffizienten und zeitintensiven Abläufen bei. Parallel fiel eine intransparente und nicht valide Datenstruktur auf, welche zu einem ineffizienten Berichtswesen führte.

Projektziel

Ziel des Auftrages war es, die Ablauforganisation und die Steuerung der Abteilung Finanzen zu optimieren.

Dabei sollten folgende Punkte herausgearbeitet werden:

  • neue, effiziente Arbeitsabläufe,
  • moderne Organisationsstrukturen,
  • verlässliche Unternehmenszahlen und
  • klare Schnittstellen zu den Nachbarabteilungen.

Dem Krankenhaus wurde eine Beratungsleistung mit der Analyse und Ausarbeitung einer realistischen Lösung und eine Managementleistung für die Umsetzung der Maßnahmen im Krankenhausalltag und die Realisierung der identifizierten Einsparpotentiale (insgesamt rund 4 Mio. €) angeboten.
Das Projekt wurde in drei Phasen geteilt.

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Projektaufbau und Organisation

Phase I: Analyse des Status Quo

Zu Beginn des Projektes wurde eine Bestandsaufnahme der Aufbau- und Ablauforganisation durchgeführt, um Schwachstellen zu identifizieren, die Führungsstruktur und Kommunikationskultur zu bewerten und die SAP-Systemlandschaft mit den verwendeten Modulen abzubilden.

Phase II: Entwicklung des „To Be“ Konzeptes

Aufbauend auf dem Status Quo wurden wesentliche Prozesse identifiziert, die zur Effizienzsteigerung beitragen konnten. Durch Änderung, Neudefinition und Reduktion von Schnittstellen wurden effiziente Prozessabläufe ermöglicht und Einsparpotentiale – vor allem im Bereich Personaleinsatz – ermittelt.

Aus der Analysetätigkeit der Phasen I und II ließen sich u.a. folgende Einzelmaßnahmen ableiten:

  • Erfassung und Optimierung der von der Finanzabteilung maßgeblich zu verantwortenden Prozesse
  • Erarbeiten einer neuen, an den Prozessen orientierten Aufbauorganisation
  • Effizienter Einsatz des vorhandenen Personals
  • Identifikation von Personalüberhängen
  • Vorschläge zur Verbesserung der Führungs- und Kommunikationsstruktur
  • Gestaltung einer optimalen Wertschöpfungstiefe bzw. „Make or Buy“ – Entscheidung (z.B. Ermittlung von Outsourcingpotentialen).
  • Steigerung der Effizienz des Bereiches
  • Kosteneinsparung durch Prozessoptimierung und effizienten Personaleinsatz
  • Aufbau eines effizienten Berichtswesens auf Grundlage einer validen Datenbasis

Phase III: Umsetzung der Maßnahmen

Den größten Nutzen bietet dem Kunden die Umsetzung der Maßnahmen. In der Umsetzung werden die zu restrukturierenden Bereiche von Mitarbeitern der Antegrad operativ begleitet. Die Antegrad GmbH bricht dazu den Maßnahmenkatalog auf Einzelschritte – bis zum einzelnen Mitarbeiter und seiner spezifischen Tätigkeit – herunter und setzt die Umstellung dann mit den Mitabeitern um. Damit soll ein nachhaltiger Umsetzungserfolg gewährleistet werden.

Neben der intensiven Abstimmung der Maßnahmen und des Vorgehens mit der Leitung des Gesamtbereiches Finanzen hat Antegrad parallel eine enge – jedoch zeit- und arbeitsintensive – Zusammenarbeit mit den Personalräten, sowie der Personalabteilung des Kunden aufgebaut und gepflegt.

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Projektverlauf

Im Folgenden werden die einzelnen Projektphasen detailliert dargestellt.

Phase I

In der ersten Phase wurde, zu Beginn des Projektes, eine detaillierte Bestandsaufnahme der IST-Aufbau- und Ablauforganisation durchgeführt. Der Fokus lag hierbei auf den vorhandenen Abteilungsstrukturen und erfasste diese, um sie zu visualisieren und eine erste (interne) Wertung der Strukturen, auch hinsichtlich der vorhandenen Kommunikationswege und Führungsstrukturen vorzunehmen.
Parallel erfolgte eine Aufnahme der IST-Systemlandschaft bzw. der derzeitig verwendeten Module in den wesentlichen Bereichen der Finanzbuchhaltung (ohne diese zu werten). Aus dem so entstandenen Gesamtbild über die Abteilung Finanzen konnten Schwachstellen innerhalb der Aufbauorganisation und den Prozessen ermittelt werden, welche im Rahmen der interimistischen Leitungsfunktion durch die Antegrad GmbH sofort aufgearbeitet wurden.

Phase II

In Phase II wurden aufbauend auf die Grundanalyse die wesentlichen Prozesse identifiziert, bei welchen durch die Änderung, Neudefinition und/oder Reduktion von Schnittstellen durchgängigere Prozessabläufe erzielt werden konnten und im Ergebnis Potentiale (vor allem im Bereich Personaleinsatz) freisetzbar wurden. Passend zu den neu gestalteten Prozessen wurden Vorschläge für eine neue Aufbauorganisation unterbreitet, welche u.a. stringentere und transparentere Abläufe, auch hinsichtlich der Kommunikationswege, ermöglichen können.

Phase III

In der dritten Phase wurden u.a. folgende Maßnahmen umgesetzt:

  • Aufbau eines transparenten Berichtswesens
  • Aufbau einer effizienten Aufbau- und Ablauforganisation für alle Untereinheiten des Geschäftsbereichs (Debitoren, Kreditoren, stationäres Patientenmanagement, ambulantes Patientenmanagement, etc.)
  • Personalreduktion durch Umsetzung neuer Prozesse und Reduktion bzw. Optimierung der Schnittstellen (Ausnutzung der Fluktuation, Personal-Service-Gesellschaft, etc.)
  • Bewertungen der Stellen im Geschäftsbereich. Dies soll dazu führen, dass die von den Mitarbeitern übernommenen Tätigkeiten entsprechend den Tätigkeitsmerkmalen eingruppiert werden und innerhalb des Geschäftsbereichs eine stringente Vergütungsstruktur umgesetzt und etabliert werden kann
  • Alle Maßnahmen werden in der Umsetzung durch die Antegrad GmbH unterstützt und überwacht bis diese im operativen „Tagesgeschäft“ funktionieren.

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Projektergebnis

Zu den Optimierungsmaßnahmen in dem Geschäftsbereich Finanzen zählte eine neue Aufbauorganisation und Steuerung der Abteilung Finanzen.

In Zusammenarbeit mit dem Kunden wurden von der Antegrad GmbH neue Arbeitsprozesse definiert und Kompetenzen zielorientiert verteilt.

Der größte Kundennutzen zeigte sich in der Umsetzung der identifizierten Maßnahmen. Durch erfahrene Manager und erprobtes Management-Know how konnte nicht nur eine individuell an den Kunden angepasste Aufbau- und Ablauforganisation erstellt werden, sondern auch umgesetzt und effizient ins „Tagesgeschäft“ eingebunden werden.

Dies zeigt sich unter anderem in

  • korrekten und aktuellen Zahlen im Rechnungswesensystem als Grundlage des Berichtswesens,
  • der termingerechten Durchführung von Jahresabschlüssen,
  • der Einführung und konsequenten Durchführung von Monatsabschlüssen,
  • der Erstellung und Pflege einer validen Datenbasis,
  • der Reduktion von Forderungsausfällen,
  • der Einführung eines betriebswirtschaftlichen Controllings bei der Klinikumsleitung,
  • der Einsparung (ergebniswirksam) durch Personalreduktion von insgesamt ca. 3 Mio.€ /Jahr,
  • der Einsparung in Höhe von ca. 1 Mio.€/Jahr durch gezieltes Überprüfen ökonomisch ineffizienter Dienstleister und teilweises Insourcing der Leistungen,
  • der Einsparung von ca. 34% des Personals im Bereich Finanz- und Rechnungswesen,
  • der Personalreduktion im Patientenmanagement von ca 24% im Vergleich zur Ausgangssituation.

Insgesamt konnten die Abläufe an die künftig steigenden Ansprüche angepasst und gefestigt und zusätzlich Gesamteinsparungen von ca. 4 Mio.€/Jahr identifiziert und realisiert werden.


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