Antegrad Krankenhausmanagement

Projektbericht
Erstellung eines elektronischen Beschaffungsverfahrens für Forschungs-Eilbestellungen

Kunde und Auftrag

Ein Universitätsklinikum beauftragte die Antegrad GmbH mit der Erstellung eines elektronischen Beschaffungsverfahrens. Dieses Verfahren ermöglicht es alle Eigenbeschaffungen an dem Klinikum einzustellen und dem Anforderer die Möglichkeit zu bieten zeitnahe Beschaffungen über den Einkauf des Klinikums abzuwickeln.

Ziel

Forschungseilbeschaffungen sind Beschaffungen, die im Rahmen der Forschung sehr kurzfristig (innerhalb von wenigen Stunden) erfolgen müssen. Hierzu ist die Anwendung der kliniküblichen Standardverfahren nicht möglich.

Die Grundlagen und Voraussetzungen für solche Beschaffungen sind:

  • Der Beschaffer hat dazu die Berechtigung (diese ist durch die Klinikleitung (Institutsleiter) zugewiesen – online im Adminbereich des Tools).
  • Es wird nur die von der Antegrad GmbH entwickelte Anwendung verwendet.

Dem Beschaffer liegen Kenntnisse zur Mittelverfügbarkeit vor – es sind genügend Mittel vorhanden.
Ziel ist es eine kontrollierte Möglichkeit zur Beschaffung kurzfristig benötigter Güter durch die Forscher zu schaffen. Ein Einführungskonzept soll die Einsetzung des neuen Verfahrens begleiten und dessen Inhalte und Vorteile kommunizieren.

Problemstellung

Zu Beginn des Projektes wurde die aktuelle Vorgehensweise für Forschungseilbestellungen in dem Klinikum analysiert. Hierbei wurden insbesondere folgende Schwachstellen definiert:

  • Eigenbeschaffung per Telefon / Fax durch Forscher
  • Beschaffung außerhalb des „Systems“ (Volumen ca. 30% des Gesamt-Beschaffungsvolumens)
  • Aufwändige Prüfung, Buchung, Kostenzuordnung
  • Keine Transparenz
  • Belastung Dritter möglich
  • Beschaffung Forschung oft nicht zuzuordnen à Belastung Klinik
  • Alle bisherigen Versuche zur Steuerung des Bereiches fehlgeschlagen
  • Unterschiedliche Interessenslagen verhindern Problemlösung

Um dem Anspruch der Forscher auf schnelle Beschaffung von Gütern für Ihre Forschung zu genügen und gleichzeitig einen kontrollierten Bestellvorgang inklusive Budgetkontrolle zu garantieren war ein neues Verfahren notwendig.

[ nach oben ]

Projektverlauf

Nach der Verfahrensabstimmung mit der Fakultät und der Klinikleitung wurde das Projekt zur Etablierung eines effizienten elektronischen Beschaffungssystems nach folgender Zeitplanung umgesetzt:

Verfahrensabstimmung: 5 Tage
Beauftragung Softwareentwicklung: 12 Tage
Implementierung: 6 Tage
Go live: weniger als 3 Wochen nach Beauftragung

Verfahren

Die Lösung der oben genannten Probleme bietet ein von der Antegrad entwickeltes Web-basiertes System zur Forschungs-Eilbeschaffung mit folgendem Leistungsumfang:

  1. Im Intranet des Universitätsklinikums ist eine Funktion hinterlegt, die durch die berechtigten Wissenschaftler aufgerufen werden kann (Zugang per Benutzername/Passwort).
  2. Mit dem Öffnen der Applikation kann der Beschaffer Folgendes eintragen:
    - Lieferant
    - Produkt
    - Menge/Mengeneinheit
    - Preis
    - Anmerkungen
    - Lieferadresse
  3. Zur internen Verrechnung sind zudem Pflichtfelder anzugeben
    - Drittmittel (J/N) falls J: Angabe der Innenauftragsnummer
    - Forschungskostenstelle (falls N)
    - Leistungsstelle
  4. Das System generiert eine 8-stellige Bestellnummer nach der Logik: (FE: 00001 – der korrespondierende Nummernkreis wurde seitens Einkauf im SAP-MM eingerichtet)
  5. Das System erzeugt aus diesen Informationen bei Angabe einer Lieferanten Fax-Nummer ein Bestell-Fax, bei Angabe einer Email-Adresse eine Bestell-Email. Zu beiden wird kenntlich, dass es sich um eine Bestellung des betreffenden Universitätsklinikums handelt.
  6. Zu dieser Bestellung wird:
    - hinterlegt, wer (Benutzername) die Bestellung ausgelöst hat
    - die Bestellung unmittelbar an den Einkauf weitergeleitet
    - die Bestellung unmittelbar an den Institutsleiter weitergeleitet

Der Einkauf wird die „Bestellung“ folgend zeitnah in SAP eingegeben (Verwendung der durch das Anterad-Tool generierten Bestellnummer).

Mit Verfügbarkeit im System läuft die Bestellung gegen die „Bestellnummer“ und wird entsprechend der Angaben oben geprüft und abgerechnet.

Das Report-System des Antegrad F-Eil Tools ermöglicht den Ausweis jeder einzelnen Bestellung. Diese Transparenz ist einerseits notwendig um jedem Forschungsprojekt seine Kosten zuzuordnen und andererseits eine sachlich korrekte Trennung von Bestellungen Klinik und Forschung sicherzustellen.

Die Kosten, die durch solche kurzfristigen Bestelllungen entstehen werden unmittelbar, und nicht erst mit Rechnungseingang beim Forscher bekannt. Dies ist eine wesentliche Notwendigkeit für eine konsequente Mittelkontrolle.

[ nach oben ]

Projektergebnis

Das neue Verfahren der Forschungseilbestellung bietet eine kontrollierte Möglichkeit zur Beschaffung kurzfristig benötigter Güter durch die Forscher. Bestellungen werden rechtssicher (die Praxis der „Eigenbestellung“ ist für Klinik und Besteller rechtlich zumindest fragwürdig) für das Klinikum und die Forscher durch die Ausgabe einer „Klinik-Bestellung“.

Die Transparenz, d.h. die Klarheit, „wer kauft was zu Lasten welchen Projektes/ welcher Forschungsorganisation“ unterstützt die Verhinderung von Fehlern bei der Kostenbelastung.

Außerdem wird eine sachgerechte Mittelverwendung gesichert und Kostenumlagen in die Krankenversorgung oder aus dieser in die Fakultät verhindert.

Ein direkter quantitativer Nutzen ist durch die Entlastung der Kreditorenbuchhaltung durch den Abbau von 2 Vollkräften (90.000 € pro Jahr) gegeben.

Durch die Verhinderung von Missbrauch sowie die entstehende Transparenz werden erhebliche Beträge eingespart.


[ zur Projektübersicht ]