Antegrad Krankenhausmanagement

Projektbericht
Umsetzung der Trennungsrechnung mit SAP PCA

Kunde und Auftrag

Im Rahmen der Veröffentlichung eines Universitätsgesetzes wurde die Diskussion bezüglich der Ermittlung von Teil-Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV) für die Bereiche Krankenversorgung und Forschung/Lehre aktuell.

Eines der größten Universitätsklinika hat die Antegrad GmbH dahingehend beauftragt eine Trennungsrechnung – also die Ausweisung von Teilbilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen für die Bereiche Krankenversorgung (KV) und Forschung und Lehre (F&L) – zu realisieren.

Das entsprechende Universitätsmedizingesetz gibt folgende Anforderungen vor:

  • Erstellung Jahresbilanz & GuV getrennt nach KV und F&L sowie Gesamtabschluss.
  • Prüfung des Gesamtabschlusses und der Teilabschlüsse durch Wirtschaftsprüfer.
  • Nur die Gesamtbilanz und die Gesamt GuV werden mit dem Prüfvermerk der Wirtschaftprüfer im Amtsblatt veröffentlicht.
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte, WP-Prüfbericht sowie Konsolidierungsbilanz werden dem Aufsichtsrat zur Feststellung und Entlastung vorgelegt.

Nach dem Handels- bzw. Steuerrecht wird ein Handels-/Steuerrechtlicher Abschluss für die juristische Person der Universitätsmedizin gefordert.

Vorab-Analyse der Lösungsansätze

Nach einer Untersuchung der möglichen technischen Lösungen mittels SAP R/3 wurde entschieden, die SAP Profit Center Rechnung zum Zweck der Trennungsrechnung zu ergänzen. Es standen mehere Alternativen zur Auswahl, die im Folgenden stichpunktartig dargestellt werden:

Getrennte Buchungskreise für KV und F&L

Die Trennung in zwei Buchungskreise ist die komplexeste und damit auch aufwendigste Lösung. Sie ist nur dann erforderlich, wenn Klinik und Fakultät je eigene, getrennte Unternehmen sind.

  • Klinik und Fakultät bildeten beim Kunden ein Gesamtunternehmen. Die Buchungskreistrennung war somit nicht zieladäquat.
  • Sie war juristisch nicht erforderlich und bot keine Kosten-Nutzen-Vorteile.
  • Aufgrund fehlender Voraussetzungen hinsichtlich durchgängiger Eindeutigkeit der Trennungskriterien, fehlte es an der erforderlichen Flexibilität und mangelnden Automatik hinsichtlich der Verteilungen zwischen den Buchungskreisen.
  • Die Trennung in Buchungskreise hat Auswirkungen auf andere SAP-Module und Schnittstellen. Damit sind erhebliche Prozeß- und Organisationsveränderungen verbunden.
  • Der Gesamtabschluß hätte nur mittels Konsolidierung erstellt werden können. Dies wurde zusätzliche Komplexität bedeuten. Eine Vielzahl von Geschäftsprozessen wären zu reorganisieren.
  • Die Projektkosten, die Projektlaufzeit und die laufenden Kosten wären aufgrund der Komplexität sehr hoch gewesen.

SAP Geschäftsbereiche für KV und F&L innerhalb eines Buchungskreises

  • Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen könnten dabei sowohl für das Gesamtunternehmen wie für die Geschäftsbereiche ohne Konsolidierungen erstellt werden.
  • Der Anpassungsaufwand in der Organisation, der Prozesse und des Systems wäre mit den geringsten Projektkosten verbunden.
  • Der wesentliche Nachteil dieser Lösung gegenüber des Einsatzes von EC-PCA war die fehlende Automatisierung von Schlüsselungen bei Verrechnungserfordernissen aufgrund fehlender eindeutiger Zuordnungskriterien.

Profitcenter für KV und L&F innerhalb eines Buchungskreises

  • Die Entscheidung für den durchgängigen Einsatz der Profitcenterrechnung bedeutete Komfortabilität, Flexibilität und beinhaltete einen hohen Leistungsumfang.
  • Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen könnten dabei sowohl für das Gesamtunternehmen wie für die Profit Center ohne Konsolidierungen erstellt werden.
  • Durch Zuordnungen können Konten des Anlagevermögens, Forderungen, Verbindlichkeiten und Beständen automatisch kontiert werden.
  • EC-PCA bietet eine umfangreiche Verrechnungslogik für Positionen der Bilanz und der GuV.
  • Weiterhin können in EC-PCA Bilanzpositionen geplant werden und somit können Plan-/ist-Abweichungen ermittelt werden.
  • Schließlich lies sich diese Alternative zu einem Berichtswesen nach Zentren des Klinikums ausgebauen.

Projektorganisation und -verlauf

Um die Anforderungen der Trennungsrechnung in SAP R/3 PCA umzusetzen, wurde ein Projekt mit dezidierten Ressourcen aufgestellt. Für die SAP R3 Expertise haben wir in diesem Projekt mit der PIKON Deutschland AG, mit der wir auch schon in der Vergangenheit Projekte realisiert hatten, zusammengearbeitet. Zudem hatten wir Mitarbeiter dem Fach- und IT-Bereich der Universität hinzuziehen können.

Zur Durchführung des Projektes wurde eine Projektorganisation aufgebaut und ein detaillierter Zeitplan zur Realisierung festgelegt.

Projektverlauf

In dem prognistiziereten Zeitplan mussten umfassende Maßnahmen durchgeführt werden:

Fachkonzept Trennungsrechnung

  • Detail-Definition der Bilanz- und GuV-Struktur für die Bereiche Krankenversorgung und Forschung und Lehre. Diese Struktur wurde aus der Gesamtbilanz und –GuV abgeleitet.
  • Festlegung des Regelwerkes zur Zuordnung der GuV- und Bilanzpositionen zu den Segmenten.
  • Abstimmung mit den Beteiligten, einschließlich Prüfer.

PCA Konzept

  • Definition der PCA Stammdaten (Profit Center, Hierarchien, Kontengruppen, Kennzahlen…).
  • Definition der Customizing-Einstellungen.
  • Definition der notwendigen Berichte.
  • Definition der Benutzerrollen und -berechtigungen.

Konzept zur Ablauf- und Aufbauorganisation

  • Definition der künftigen Aktivitäten innerhalb des Monats und im Rahmen des Abschlusses.
  • Definition der personellen Anforderung und Zuordnung im Organigramm.
  • Festlegung der Stellenbeschreibungen.

Vorbereitung Datenmigration

  • Zuordnung der Kontierungs-Objekte zu Profit Center.
  • Definition der Eröffnungsbilanzen für Segmente.
  • Festlegung des Vorgehens zur Aufnahme der Eröffnungsbilanzen.

Realisierung im System

  • Konfiguration EC-PCA.
  • Anlegen der notwendigen Berichte.
  • Anlegen der notwendigen Berechtigungen.
  • Testen des Systems im Entwicklungs- und Qualitätssicherungssystem.

Schulung der betroffenen Mitarbeiter

  • Erstellen eines Schulungskonzeptes.
  • Vorbereitung der Schulungsunterlagen.
  • Vorbereitung des Schulungssystems.
  • Vorbereitung und Durchführung von Schulungen.

Abnahme der Systems

  • Die Abnahme erfolgt durch die betroffenen Abteilungen.

Vorbereitung der Produktivschaltung des Systems

  • Übernahme der PCA Stammdaten und Konfiguration im Produktivsystem.
  • Anpassung der bestehenden Kontierungsobjekte.
  • Aufnahme der Eröffnungsbilanzen.
  • Produktivschaltung der Profit Center Rechnung.

Betreuung im laufenden Betrieb

  • In den ersten Wochen nach Produktivschaltung wurden die PCA Buchungen überwacht und ggf. auftretende Probleme gelöst.
  • Zum Jahresabschluss wurden die Abschlussaktivitäten überwacht.

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Projektergebnis

Die durchgeführten Maßnahmen führten zu einer präzisen und stringenten Umsetzung der Trennungsrechnung mittels SAP PCA (Profitcenterrechnung).

Die geforderte Ausweisung von Teilbilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen für die Bereiche Krankenversorgung und Forschung und Lehre konnte somit fristgerecht umgesetzt und die Qualität des Berichtswesens enorm gesteigert werden.

Die Organisation des Klinikums (KV, FL, Zentren, Verwaltung…) wurde mittels Profit Center in einer Profit-Center-Struktur abgebildet. Sämtliche Kontierungsobjekte (Kostenstellen, Projekte, Anlagen, Bestände) wurden den Profit Centern zugeordnet.

Somit konnte identifiziert werden welche Positionen der Bilanz und GuV eindeutig den Bereichen KV und FL zuzuordnen war. Für weitere Positionen wurden Verrechnungsschlüsseln vorgeschlagen und abgestimmt.

Bisherige Abläufe würden ergänzt, um notwendigen Aktivitäten zur Erstellung der Trennungsrechnung im operativen Geschäft abzubilden.

Das Fachkonzept wurde in SAP konfiguriert und getestet. Alle betrofene Mitarbeiter des Klinikums wurden geschult. Nach Produktivstart wurden die Mitarbeiter des Klinikums betreut um anfallende Fragen zu klären. Somit wurde sichergestellt, dass das relevante Know-How von den Manager der Firma Antegrad an die Mitarbeiter des Klinikums transferiert wurde.


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