Antegrad Krankenhausmanagement

Projektbericht
Erstellen eines Vertragskatasters im Bereich Technik und Betriebe einer Universitätsklinik

Kunde und Auftrag

Die Antegrad GmbH wurde beauftragt, als Teilprojekt der „Ausgründung einer Organschaft im Facility Management“ für eine große Universitätsklinik ein Vertragskataster im Bereich Technik und Betriebe zu erstellen.

Problemstellung

Zur Ausgründung einer Organschaft für Facility Management war es im Verfahren für die Bieterkonsortien notwendig, eine Übersicht der bestehenden Verträge für alle Leistungen im nicht direkt medizinischen Bereich zu erhalten. Diese Übersicht existierte zum Zeitpunkt des Verfahrens nicht bzw. es existierte kein Kataster, welches die „aktuell wirksame Vertrags-/Kostensituation“ transparent abbildete.

Ein Grund dafür, dass eine solche Aufstellung in Krankenhäusern häufig nicht existiert, liegt unter anderem daran, dass Vertragsanpassungen dezentral durch nachgeordnete Mitarbeiter in den technischen Bereichen durchgeführt werden. Eventuell vorhandene Kataster werden zudem meistens in dem Finanzbereich bzw. bei dem Legalservice geführt und sind dort kaum vollständig und aktuell.

Nach der Untersuchung der verfügbaren Verträge aus dem Geschäftsbereich Technik und Betriebe sowie Medizintechnik waren folgende Kernprobleme festzustellen:

  • Keine zentrale Vertragsübersicht: Verträge werden dezentral in den Geschäftsbereichen, teilweise in den Abteilungen aufbewahrt
  • Kein zentrales Vertragscontrolling: Einkauf hat keine Controllingfunktion
  • Kein aktueller Vertragsstatus nachweisbar: Aktuelle Verträge waren nicht auffindbar und/oder (größtenteils) veraltet.

Projektziel

Ziel des Projektes war die Schaffung von Kostentransparenz im Vertragswesen. Durch die Einführung eines zentral geführten und zentral verantworteten Vertragskatasters wurde die Grundlage für ein effizientes Vertragscontrolling geschaffen.

Des Weiteren sollte ein aktuelles und vollständiges Vertragskataster aufgebaut werden, um vorerst den Bietern und später der Gesellschaft eine möglichst genaue Übersicht der durch die Gesellschaft zu übernehmenden bzw. zu managenden Verträge zu erlangen.

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Projektaufbau und Organisation

Projektaufbau

Zum Aufbau eines zentralen Vertragskatasters des Geschäftsbereichs Technik und Betriebe wurde folgendes veranlasst:

  • Erstellung einer Datenbank existierender Verträge mit folgenden Inhalten:
    • Laufende Nummer und ID zur Archivierung
    • Informationen zur Vollständigkeit des Vertrages bzw. Vermerk, ob alle relevanten Pflichtvertragsbestandteile vorhanden sind
    • Allgemeine Informationen zum Vertrag wie:
      • Vertragspartner
      • Vertragsgegenstand
      • Umsatz pro Jahr unter Berücksichtigung steuerlicher Vorgaben (Angabe aus der Finanzbuchhaltung)
      • Laufzeit und Standort des Originalvertrags
    • Informationen zur Zuständigkeit
    • Informationen zur Kündigungsmöglichkeit:
      • Wurde der Vertrag gekündigt?
      • Wann kann der Vertrag gekündigt werden?
      • Bei Kündigung: Möglichkeiten zur Verlängerung (temporär), zur Aufrechterhaltung des Betriebs (Medtechnik, Wartung etc. z.B.)
    • Informationen zu nachverhandelten Verträgen inkl. Wirksamkeit des Ergebnisses, Hochrechnungen (Angaben aus der Finanzbuchhaltung)
    • Allgemeine Anmerkungen zur Prüfung
    • Aufgenommen wurden Verträge ab einem Wert von 1.000 € /Jahr
    • Hauptvertragsarten: Wartungsverträge inkl. Medizintechnik
  • Zur Erstellung der Datenbank sollten alle „organisierbaren“/vorhandenen Verträge in Kopie aus allen betroffenen Bereichen inkl. der Medizintechnik zentral in das Projektbüro der Antegrad GmbH zur Erfassung und Archivierung geleitet werden.
  • Es war sicher zu stellen, dass Vertragsaktualisierungen mit dem Beginn der Arbeiten immer in Kenntnis der Antegrad GmbH erfolgen.
  • Aktuelle Daten aus dem Rechnungswesen waren der Vertragsprüfung zugrunde zu legen.
  • Zu allen Buchungen bis zu einem Jahreswert von 1.000€ sollte die vertragliche Grundlage ermittelt werden.

Organisation

Intern waren die Verträge aus den o.g. Bereichen an das externe Projektbüro (Mitarbeiter der Antegrad GmbH) zu leiten. Dort wurden die Verträge geprüft und in der Datenbank sowie in Papierform (Kopien) archiviert. Mit optionalen und gewünschten Vertragsverlängerungen, -nachverhandlungen und -änderungen wurde identisch verfahren. Selbes galt für Kündigungen.

Um die Verträge zu erhalten war es jedoch notwendig, die Verträge selbst zu „organisieren“, da häufig auf die Aufforderung zur Zusendung nicht bzw. nur sehr verhalten reagiert wurde. Hinzu kam die Tatsache, dass Verträge nicht in den Abteilungen vorzufinden waren sondern dezentral „verstreut“ über verschiedene Standorte zu suchen waren.

Diese Aufgabe erwies sich vor allem aufgrund der Recherche nach den Verträgen als höchst zeit- und arbeitsintensiv. Zur Vervollständigung des Katasters war diese Vorgehensweise jedoch unabdingbar.

Abweichungen zwischen Vertragsinhalt und Rechnungsbetrag waren aufzuzeigen und zu verfolgen.

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Projektverlauf

  • Step 1:
    Erstellung eines Exceltools zur Erfassung und Bewertung der relevanten Vertragsinformationen.
  • Step 2:
    Sammeln der Verträge in Kopie (eigenhändig und über Zusendung aus den Bereichen) sowie Prüfung und Bewertung.
  • Step 3:
    Kontinuierliches Nachhalten des Status der Verträge sowie Aktualisierung.
  • Step 4:
    Vorbereitung des Katasters zur Übergabe an den Bereich Einkauf.

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Projektergebnis

Ergebnis des Projekts war ein nahezu vollständiges, sowie aktuelles Vertragskataster in elektronischer Form und als „Papierversion“. Mit dem Kataster wird bis heute gearbeitet.

Weitere Ergebnisse:

  • Identifizierung einer Vielzahl „unklarer“ Rechnungen sowie unklarer Vertragslagen.
  • Anregung zu Kündigung von offensichtlich unnötigen Verträgen sowie Anpassung der LV´s von Verträgen.
  • Einführung der Abstimmung mit dem Bereich Finanzen und/bzw. der Kreditorenbuchhaltung, um eine Rechnungsprüfung zu ermöglichen.
  • Schaffung der Möglichkeit zur kontinuierlichen „Vertragsüberwachung“ durch den Einsatz von Unterschriftenordnungen und der stetigen Überwachung und Anwendung der Vergabeordnung.

Fazit:
Die Ansiedlung des Katasters im Einkauf (bewusst außerhalb des Bereichs Technik und Betriebe) ermöglicht die neutrale Betrachtung und Bewertung der Verträge. Ökonomisch unsinnige bzw. ineffiziente Verträge werden schneller erkannt als bei der dezentralen Lösung.

Aus der Erstellung des Katasters konnten die Schwachstellen der heutigen Organisation detailliert aufgezeigt werden. Daraufhin wurden Lösungen zur Optimierung der Vertragsstruktur aufgezeigt und in die Umsetzung gebracht.

Diese Maßnahme wurde parallel zum Hauptauftrag - und somit kostenneutral - durchgeführt. Dem Kunden wurde somit zusätzlich eine nachhaltige Verbesserung im Vertragsmanagement gewährleistet. Durch das optimierte Vertragsmanagement hat der Kunde dauerhaft die Möglichkeit, die ökonomische Effizienz des Vertragswesens zu überwachen und zu steuern. Dies ermöglicht u.a. die Identifikation erheblicher Einsparpotentiale durch die Vermeidung von Ineffizienzen.


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